W drodze do wspaniałych negocjacji – 15 technik negocjacyjnych

Życie jest pełne negocjacji, od umów biznesowych o wysoką stawkę po zakup nieruchomości czy nawet rozstrzyganie sporów między członkami rodziny. Dobra wiadomość jest taka, że ucząc się skutecznej komunikacji i dostosowując swoje podejście, możesz nabyć umiejętności, które pomogą ci nawiązać lepsze relacje biznesowe, zyskać większą kontrolę nad transakcjami finansowymi i czerpać korzyści z demokratycznych negocjacji.

Dzięki profesjonalnym poradom eksperta w dziedzinie przywództwa, negocjacji i komunikacji, przygotowaliśmy kompleksowy przewodnik, jak uzyskać to, czego chcesz, w tym wskazówki dotyczące dostosowywania swojego podejścia do różnych zachowań, z którymi możesz się spotkać. Mając doświadczenie w prowadzeniu seminariów, przemówień programowych i coachingu, pomogła wielu klientom przyspieszyć dzięki skutecznym negocjacjom i umiejętnościom przywódczym.

Przygotowanie do negocjacji

Aby rozpocząć dyskusję w najbardziej odpowiedni sposób, musisz wiedzieć, z kim negocjujesz i jakie zachowania prezentuje dana osoba. Negocjacje nie są uniwersalne i to, co sprawdza się w przypadku jednej osoby, może nie działać w przypadku innej.

“Przygotowując się do negocjacji, trzeba zrozumieć, co każda ze stron ma nadzieję uzyskać w wyniku spotkania” – wyjaśnia ekspert.

“Bądź przygotowany do negocjacji z perspektywą osiągnięcia różnych rezultatów, które mogą być do przyjęcia dla wszystkich stron, w zależności od stylu negocjacji, jaki stosuje twój partner”.

To powszechne błędne przekonanie, że w negocjacjach chodzi wyłącznie o osobowość danej osoby. W rzeczywistości każdy człowiek jest w stanie zmienić swoje zachowanie w zależności od otoczenia, niezależnie od osobowości, co oznacza, że każdy może nauczyć się, jak zostać świetnym negocjatorem. Przyglądając się czterem archetypowym typom zachowań, powszechnie obserwowanym w środowisku negocjacyjnym, nakreśliliśmy, jak rozpoznać każde z nich i jak najlepiej postępować podczas transakcji z osobami wykazującymi się każdą z tych cech.

Typ 1: Albo po mojemu albo wcale

Kluczowe cechy: dominujący, asertywny, zdecydowany i konkurencyjny

Kobieta negocjująca podczas spotkaniaKtoś, kto wykazuje zachowanie typu “moja droga albo autostrada”, jest zmotywowany, aby osiągnąć swój cel – i nie dba o to, jakim kosztem to nastąpi ani jakie mogą być długofalowe konsekwencje.

“Nie ma wątpliwości, że ktoś, kto przejawia takie zachowanie, jest w tym po to, by wygrać. Jak twardy orzech do zgryzienia, wejdzie na spotkanie z mocnym wyobrażeniem o tym, jak chce, aby się ono potoczyło, i będzie gotowa walczyć o swoje w razie potrzeby” – mówi ekspert.

Może to do Ciebie przemówić, jeśli masz szefa, który nigdy się nie myli lub upartego klienta, który pragnie mieć przewagę.

Jak z nimi negocjować:

Panuje powszechne błędne przekonanie, że z kimś, kto przejawia tego rodzaju zachowania, po prostu nie da się negocjować, ale to niekoniecznie prawda, trzeba tylko podejść do tego taktownie, z chłodną głową. Zaleca się, aby najlepszą rzeczą, jaką można zrobić w obliczu tego rodzaju dominującego zachowania podczas dyskusji, było zasygnalizowanie go.

Ludzie, którzy negocjują w ten agresywny sposób, zachowują się nieprofesjonalnie, a ty nie zwracasz uwagi na nich jako na osoby, tylko na ich zachowanie. Jeśli zareagują źle, powinieneś odłożyć negocjacje na później i wrócić do nich w momencie, kiedy wszyscy będą w odpowiednim nastawieniu. Jest to uprzejme, ale jest to twój sposób na powiedzenie ‘nie posuwamy się naprzód w ten sposób. To, czego nie powinieneś robić, to natknąć się na słabość, ponieważ narażasz się na ryzyko, że oni przejdą po tobie. Bądź asertywny, ale bez silnej ręki – to prawdopodobnie zakończy się konfliktem. Zamiast tego przedstawiaj stanowcze sugestie i popieraj je mocną, opartą na faktach argumentacją, z którą nie da się polemizować.

Słynny przykład:

Słynnym przykładem kogoś, kto wykazał się takim zachowaniem podczas negocjacji, jest Margaret Thatcher. Opisuje to jako “zarówno jej siłę, jak i słabość, która ostatecznie kosztowała ją przywództwo w jej własnej partii i dała jej przydomek ‘Żelazna Dama’.”

Typ 2: Cukierkowy rozmówca

Kluczowe cechy: otwarta, chętna do współpracy i wpływowa

Spotkanie ludzi podających sobie ręce

Wszyscy natknęliśmy się na kogoś takiego w takim czy innym momencie – są tak czarujący i charyzmatyczni, że czujesz się, jakbyś w ciągu pięciu minut od spotkania z nimi zyskał przyjaciela na całe życie. Jeśli przystępujesz do negocjacji z “słodkim rozmówcą”, jest prawdopodobne, że przekona cię do siebie rozmową o przyjaciołach, rodzinie i życiu poza pracą. Choć możliwe, że w rzeczywistości jest to po prostu przyjazna osoba, nawiązanie osobistej więzi z klientem może być wykorzystane jako potężne narzędzie perswazji w środowisku negocjacyjnym.

Jak z nimi negocjować:

Utrzymanie lub wykuwanie długoterminowych relacji jest dla nich ważne, dlatego będą dążyć do wyniku win-win, w którym wszystkie strony odchodzą od stołu szczęśliwe. Jest to prawdopodobnie najłatwiejszy typ zachowania, na który można zareagować podczas zawierania umowy, ponieważ wskazuje, że dana osoba chce utrzymać harmonię. W ludzkiej naturze leży to, że jeśli ktoś jest dla nas miły, czujemy się skłonni do odwdzięczenia się tym samym” – wyjaśnia ekspert.

Naśladowanie zachowania drugiej osoby to najlepszy sposób na uzyskanie korzystnego wyniku w ugodzie. Jeśli ktoś jest chętny do współpracy i otwarty przy stole negocjacyjnym, chcesz odzwierciedlić to zachowanie, ponieważ uzyskasz najlepsze wyniki i największy szacunek.

Słynny przykład:

Głośnym przykładem kogoś znanego z przyjmowania tego zachowania negocjacyjnego jest Richard Branson, znany ze swojego charyzmatycznego stylu przywództwa.

Można opisać Bransona jako “profesjonalistę w negocjacjach”, dodając, że “wie, jak używać uroku i bardzo rzadko przyjmuje odmowę jako odpowiedź. Wywiera wpływ na swoich współpracowników swoim entuzjazmem i otwartością na nowe pomysły.

Typ 3: Nie kołyszmy łodzią

Kluczowe cechy: współpraca, niezawodność i zgodność

Spotkanie z uściśniętymi dłońmi

W podobnym duchu do “słodkiego rozmówcy”, zachowanie “nie kołyszmy łodzią” oznacza, że dana osoba chce utrzymać związek w nienaruszonym stanie. Jest to szczególnie powszechne, gdy przystępuje się do negocjacji z długoterminowym klientem lub kimś, z kim istnieje już relacja o wartości.

Jak z nimi negocjować:

Ta wcześniej istniejąca relacja z osobą, z którą negocjujesz, jest zarówno błogosławieństwem, jak i przekleństwem. Wiesz, jaka ona jest jako osoba i możesz w związku z tym przewidzieć, jak może się zachować podczas spotkania; oznacza to jednak, że musisz przyjąć łagodne podejście, aby utrzymać dobre relacje. Zaleca się, aby w tym scenariuszu przyjąć powolny i stały sposób i opanować dawanie i branie. Masz przewagę, znając się nawzajem, więc jesteś w stanie wiedzieć, co przyniosłoby im korzyść, którą możesz im dać, i z czego ty mógłbyś skorzystać, co oni mogą zapewnić.

Słynny przykład:

Przykładem tego może być sytuacja, gdy rząd USA negocjował z Koreą Północną w sprawie powrotu pojmanych jeńców wojennych podczas operacji “Powrót do domu”. Rząd USA musiał pokazać się jako skłonny do współpracy i przychylny, aby osiągnąć wynik swoich negocjacji.

Typ 4: Diabeł tkwi w szczegółach

Kluczowe cechy: skrupulatność, analityczność i cierpliwość

Spotkanie z umowami

Zachowanie “diabła w szczegółach”, często przejawiane przez perfekcjonistów, charakteryzuje się przywiązywaniem dużej wagi do szczegółów i informacji opartych na faktach. Osoba taka będzie chciała, aby wszystko było poparte faktami i, podobnie jak pokerzysta, prawdopodobnie nie będzie okazywać żadnych emocji. Choć może sprawiać wrażenie wyrachowanego i ostrożnego, na dłuższą metę chce dojść do porozumienia, które przyniesie korzyści obu stronom. Wiesz, o którym mówimy – każda sugestia musi być poparta “jak?” i “dlaczego?” Są przywiązani do szczegółów i chcą zbudować pełny obraz na dany temat, zanim zostaną podjęte jakiekolwiek decyzje.

Jak z nimi negocjować:

Aby osiągnąć najlepszy możliwy wynik w negocjacjach z kimś wykazującym takie zachowanie, kluczem jest upewnienie się, że jesteś dokładnie przygotowany i możesz odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mogą zostać rzucone w twoją stronę. Wiedz, na co dana osoba reaguje najlepiej – na przykład, podczas gdy słodki rozmówca najlepiej reaguje na towarzyskie otoczenie i bardziej skrótowe podejście do informacji, ktoś, kto jest zorientowany na szczegóły, lepiej zareaguje na dogłębną “encyklopedię” wiedzy. Jeśli przystępują do negocjacji z dużą ilością informacji popartych danymi, upewnij się, że jesteś w stanie dostarczyć im tego samego. Wszystko polega na dostosowaniu swojego podejścia. Jeśli zależy im na szczegółach, nie będą chcieli, aby integralne informacje były przekazywane w uproszczony, wizualny sposób.

Dlaczego właściciele firm potrzebują umiejętności negocjacyjnych?

Myślenie negocjacyjne to właściwe myślenie

Jak już wspomnieliśmy, silne umiejętności negocjacyjne przyniosą Ci korzyści nie tylko w sali posiedzeń zarządu. Weźmy na przykład sytuacje, w których musisz spotkać się z dostawcami, aby uzyskać lepszą cenę za towary masowe lub omówić obowiązki z nowym pracownikiem podczas procesu zatrudniania. Silne umiejętności negocjacyjne są również korzystne w kontaktach z klientami. Zamiast godzić się na mniej, będziesz w stanie osiągnąć porozumienie, które będzie odpowiadało obu stronom. Spokojny sposób bycia i profesjonalne nastawienie będą przemawiać do klientów.

Tworzy sytuacje, w których wygrywają obie strony

Chociaż niektórzy mogą uważać, że negocjacje przynoszą pozytywne rezultaty tylko jednej stronie, to jednak, gdy są prowadzone prawidłowo, mogą przynieść korzyści wszystkim zaangażowanym. Najlepszymi negocjatorami są ci, którzy potrafią stworzyć sytuacje korzystne dla obu stron na końcu transakcji. Może to być trudne, ale rozważ alternatywę: zbyt nachalne “wygrywanie”, które usuwa dobrą wolę bardziej realistycznego podejścia.

Zwiększa zyski.

Celem negocjacji jest uzyskanie jak najlepszej oferty dla siebie i swojej organizacji. Efektem tego jest poprawa wyniku finansowego. Na przykład, jeśli dzięki umiejętnościom negocjacyjnym uda Ci się obniżyć koszty o 10%, zaoszczędzone w ten sposób pieniądze będziesz mógł przeznaczyć bezpośrednio na marżę zysku.

Tworzy zaufanie

Dużą częścią negocjacji jest posiadanie pewności siebie, która pozwala skoncentrować się na tym, co jest stawką, bez martwienia się o drugą stronę. Bez tej pewności siebie można się narazić na porozumienie, które faworyzuje wszystkich innych. Umiejętne prowadzenie prezentacji – oraz przedstawianie ofert i kontrofert – pomaga osiągnąć lepsze wyniki. Upewnij się, że jesteś wyposażony w niezbędne opanowanie i pewność, że podczas następnych negocjacji osiągniesz zamierzony cel.

10 najważniejszych umiejętności negocjacyjnych, których musisz się nauczyć, aby odnieść sukces

Coraz częściej negocjatorzy biznesowi zdają sobie sprawę z tego, że najskuteczniejsi negocjatorzy potrafią zarówno tworzyć wartość, jak i domagać się jej – czyli zarówno współpracować, jak i konkurować. Poniższe 10 umiejętności negocjacyjnych pomoże ci odnieść sukces w negocjacjach integracyjnych:

 

1. Analizuj i pielęgnuj swoją BATNA.

Zarówno w negocjacjach integracyjnych, jak i w negocjacjach kontradyktoryjnych, twoim najlepszym źródłem siły jest zdolność i gotowość do wycofania się i przyjęcia innej oferty. Mądrzy negocjatorzy, zanim zasiądą do stołu negocjacyjnego, poświęcają dużo czasu na określenie swojej najlepszej alternatywy dla wynegocjowanego porozumienia, czyli BATNA, i podejmują kroki, by ją poprawić.

2. Negocjuj proces.

Nie zakładaj, że obaj macie takie same zdanie, jeśli chodzi o ustalenie, kiedy się spotkać, kto powinien być obecny, jaki będzie porządek obrad i tak dalej. Zamiast tego z wyprzedzeniem dokładnie ustalcie, jak będziecie negocjować. Omówienie takich proceduralnych kwestii utoruje drogę do znacznie bardziej skoncentrowanych rozmów.

3. Buduj dobre relacje.

Mimo że nie zawsze jest możliwe, aby na początku negocjacji wdać się w pogawędkę (zwłaszcza jeśli masz napięty termin), badania wykazują, że może to przynieść realne korzyści. Ty i twój partner możecie być bardziej skłonni do współpracy i osiągnąć porozumienie, jeśli poświęcicie choćby kilka minut na poznanie się nawzajem. Jeśli negocjujesz za pośrednictwem poczty elektronicznej, nawet krótka wstępna rozmowa telefoniczna może wiele zmienić. Jest to jedna z najcenniejszych umiejętności negocjacyjnych, które warto opanować.

4. Słuchaj aktywnie.

Kiedy już zaczniesz merytoryczną dyskusję, oprzyj się powszechnej chęci zastanawiania się nad tym, co powiesz dalej, kiedy twój rozmówca będzie mówił. Zamiast tego uważnie wysłuchaj jej argumentów, a następnie sparafrazuj to, co według ciebie powiedziała, aby sprawdzić swoje zrozumienie. Przyznaj, że za przekazem kryją się trudne uczucia, takie jak frustracja. W ten sposób nie tylko zdobędziesz cenne informacje, ale także druga strona może naśladować twoje wzorowe umiejętności słuchania.

5. Zadawaj dobre pytania.

W negocjacjach integracyjnych możesz więcej zyskać zadając wiele pytań – takich, na które prawdopodobnie uzyskasz pomocne odpowiedzi. Unikaj zadawania pytań typu “tak lub nie” oraz pytań naprowadzających, takich jak “Czy nie sądzisz, że to świetny pomysł?”. Zamiast tego zadawaj neutralne pytania, które zachęcają do szczegółowych odpowiedzi, na przykład: “Czy może mi pan opowiedzieć o wyzwaniach, przed którymi stoi pan w tym kwartale?”.

6. Szukaj mądrych kompromisów.

W negocjacjach dystrybucyjnych, strony często są zmuszone do ustępstw i żądań w jednej kwestii, takiej jak cena. W negocjacjach integracyjnych możesz wykorzystać obecność wielu kwestii, aby uzyskać dla obu stron więcej z tego, czego chcą. W szczególności, spróbuj zidentyfikować kwestie, na których Twojemu partnerowi bardzo zależy, a które Ty cenisz sobie mniej. Następnie zaproponuj ustępstwo w tej kwestii w zamian za ustępstwo z jej strony w kwestii, którą cenisz sobie wyżej.

7. Bądź świadomy zakotwiczenia.

Liczne badania pokazują, że pierwsza liczba wymieniona w negocjacjach, nawet jeśli jest arbitralna, wywiera silny wpływ na negocjacje, które następują po niej. Możesz uniknąć stania się kolejną ofiarą tendencji zakotwiczenia, składając pierwszą ofertę (lub oferty) i starając się skierować rozmowy w preferowanym przez siebie kierunku. Jeśli druga strona zakotwiczy jako pierwsza, pamiętaj o swoich aspiracjach i BATNA, zatrzymując się, by w razie potrzeby powrócić do nich.

8. Przedstawiaj jednocześnie wiele równoważnych ofert (MESO).

Zamiast składać jedną ofertę naraz, rozważ przedstawienie kilku ofert jednocześnie. Jeśli Twój kontrahent odrzuci wszystkie, poproś go, aby powiedział Ci, która z nich najbardziej mu się podoba i dlaczego. Następnie pracuj samodzielnie nad udoskonaleniem oferty lub spróbuj wspólnie z drugą stroną przeprowadzić burzę mózgów na temat opcji, która zadowoli was oboje. Taka strategia przedstawiania wielu ofert jednocześnie zmniejsza szanse na impas i może promować bardziej kreatywne rozwiązania.

9. Spróbuj kontraktu warunkowego.

Negocjatorzy często utknęli w martwym punkcie, ponieważ nie zgadzają się co do tego, jak dany scenariusz będzie wyglądał w czasie. W takich przypadkach warto spróbować zaproponować kontrakt warunkowy – w istocie zakład o to, jak potoczą się przyszłe wydarzenia. Na przykład, jeśli wątpisz w twierdzenia wykonawcy, że może on ukończyć twój projekt renowacji domu w ciągu trzech miesięcy, zaproponuj kontrakt warunkowy, który będzie karał go za opóźnienia w realizacji i/lub nagradzał za wcześniejsze ukończenie. Jeśli on naprawdę wierzy w swoje roszczenia, nie powinien mieć problemu z zaakceptowaniem takich warunków.

10. Zaplanuj etap wdrożenia.

Innym sposobem na poprawę długoterminowej trwałości kontraktu jest umieszczenie w umowie kamieni milowych i terminów, aby zapewnić, że zobowiązania są realizowane. Możesz również uzgodnić na piśmie, że będziecie się spotykać w regularnych odstępach czasu w trakcie trwania umowy, aby sprawdzić i, jeśli to konieczne, renegocjować warunki. Ponadto, dodanie klauzuli o rozwiązywaniu sporów, która wzywa do skorzystania z mediacji lub arbitrażu, jeśli pojawi się konflikt, może być mądrym posunięciem.

11. Odrób swoją pracę domową i ustal właściwe cele

Każda transakcja jest naprawdę płatkiem śniegu. Aby określić swój potencjał, musisz spojrzeć na wszystkie liczby, dla każdego konta i najlepiej każdego produktu. Wyobraź sobie, że sprzedajesz mieszankę innowacji, towarów i produktów wycofywanych z rynku. Wolumeny i marże różnią się znacznie, tak samo jak cele negocjacyjne. Zwłaszcza udział w portfelu (SOW) znaczy bardzo niewiele, jeśli nie znasz swojego klienta. W przypadku innowacyjnego produktu, może być możliwe zwiększenie SOW z 85% do 100% poprzez poprawę swojej propozycji wartości. W przypadku towarów, możesz być ograniczony do 25% ze względu na zasady po stronie klienta, np. nie więcej niż 25% wolumenu trafia do dowolnego dostawcy. Kluczowa jest wiedza o tym, gdzie można poprosić o wolumen i cenę z góry.

12. Zrozumienie procesu podejmowania decyzji.

Poznaj dynamikę i interesariuszy w organizacji twojego klienta. W sali negocjacyjnej możesz widzieć tylko kupca, ale wiele innych osób ma coś do powiedzenia. Przed zaproszeniem do składania ofert nakreśl role i interesy, abyś mógł systematycznie rozwijać strategie wywierania wpływu. Z kim obecnie się kontaktujesz? Jakiego rodzaju interakcje prowadzisz? Czy są to twoi przyjaciele czy wrogowie?

13. Zrozum równowagę sił

Najczęstszym błędem popełnianym przez sprzedawców jest niedocenianie swojej pozycji siły. Unikaj tej pułapki, korzystając z narzędzi i metodologii (np. Simon-Kucher’s Balance of Power™), aby określić ilościowo swoją pozycję, jak również pozycję swoich klientów. Wyraźne elementy, które należy wziąć pod uwagę to np. dostępne alternatywy, koszty zmiany, pilność, wielkość transakcji, wiarygodność zagrożeń itp. Istnieją również elementy ukryte, takie jak zaangażowanie, znajomość branży/produktu, ryzyko, dotychczasowe osiągnięcia i uczciwość. Czy klient zaryzykowałby przejście do kogoś, z kim nigdy wcześniej nie współpracował? Czy jest to firma unikająca ryzyka, czy skłonna do ryzyka? Określenie równowagi sił poprzez systematyczne i ustrukturyzowane podejście często zaprzecza pierwotnym przeczuciom.

14. Ustal optymalne ceny docelowe i wyjściowe

Zidentyfikuj swoją cenę docelową, a następnie planuj wstecz, aby określić cenę otwarcia. Im więcej rund, tym wyższa będzie Twoja cena otwarcia. Sukces zależy raczej od tego, jak ambitnie przystępujesz do negocjacji, niż od wielkości transakcji. Następnie jest cena wyjściowa. Załóżmy, że wszyscy po obu stronach zgadzają się na cenę wyjściową w wysokości 100 tys. dolarów. Co jeśli twój klient wróci i powie: “Jestem skłonny zamknąć tę transakcję, ale za 99 tys. dolarów”? Jeśli zgodzisz się na zamknięcie, 100k nie jest twoją ceną wyjściową. To naprawdę musi być tak niskie, jak to możliwe, napędzany przez najlepszą alternatywę do negocjowania umowy (BETNA) i faktoring w zmiennych kosztów i zanieczyszczeń cenowych.

15. Starannie zaplanuj swoje ustępstwa

Negocjacje nie zawsze muszą być konfrontacyjne. Niektóre elementy są ważne dla wszystkich. Określ, jak cenne są ustępstwa dla Ciebie i Twoich klientów, korzystając z Matrycy ustępstw Simona-Kuchera. Uwzględnia ona nie tylko ilość i cenę, ale także czas trwania umowy, nakłady na transport, drony, opłaty za pakowanie i wszystkie usługi dodatkowe.

• Zacznij od rzeczy, które nie są istotne ani dla Ciebie, ani dla klienta. Nadymaj ich znaczenie, wyjaśniając kupującemu, że “to jest ogromne ustępstwo!”, aby otworzyć negocjacje z poczuciem dobrej woli.
• Następne są rzeczy, które są ważne dla klientów, ale nie tak bardzo dla ciebie. Nie dawaj niczego za darmo. Zanim przejdziesz do naprawdę trudnych bitew, poproś o jakieś kontr ustępstwo.
• Unikaj tematów, które są nieistotne dla klienta, ale bardzo ważne dla Ciebie. Najlepiej nawet o nich nie wspominaj (po prostu uwzględnij je w ostatecznej umowie).
• Zawsze łącz obniżoną cenę z obniżoną wydajnością, np. w odniesieniu do produktów, wydajności logistycznej lub warunków płatności.